Notas Fiscais: por que automatizar é o melhor caminho?
- Jan 11, 2024
Notas Fiscais: por que automatizar é o melhor caminho?
A era digital tem transformado a forma e a rotina de trabalho em diversos setores, e a gestão fiscal é uma das áreas que tem passado por uma revolução impulsionada pelas novas tecnologias. Um exemplo notável de automação é a captura automática de notas fiscais emitidas contra sua empresa.
Com a chegada de um novo ano, surge o momento propício para a avaliação de resultados e o planejamento dos processos internos do seu negócio. É uma oportunidade para observar se esses processos são verdadeiramente eficientes diante do cenário das principais organizações do seu segmento.
Por que a automatização da captura de notas fiscais é importante?
Atualmente, quem ainda mantém um processo manual de lançamento de notas fiscais perde cada vez mais competitividade no mercado. Isso ocorre porque boa parte das organizações investiram em soluções que realizam esse lançamento de forma automática.
Todo esse processo de automatização tornou-se muito mais simples graças à NF-e, NFS-e e CT-e, que possibilitou a verificação e captura de todas os XMLs (formato em que são geradas as notas eletrônicas) emitidas contra sua empresa, realizando o processo de lançamento de forma automática.
O principal diferencial reside na eliminação do risco de erros manuais, especialmente quando lidamos com um grande volume de documentos fiscais. Além disso, a automatização economiza tempo e dinheiro, reduzindo os custos operacionais que podem prejudicar o bom andamento do setor, e contribui para evitar possíveis fraudes.
Outras vantagens da automatização da captura de notas fiscais
Outra vantagem importantíssima a ser destacada é a possibilidade dessas soluções integrarem-se ao ERP da empresa. Isso significa que, além de usufruir dos benefícios mencionados, é possível integrar todos os documentos fiscais com outros setores da empresa.
Ter esse processo integrado permite, por exemplo, que a partir da escrituração da nota fiscal, os dados já sejam automaticamente alimentados em outros departamentos, como contabilidade, estoque, contas a pagar e outros. Portanto, o sistema automatizado proporciona um ganho incalculável de tempo e segurança.
Como funciona o processo de automatização de captura de documentos fiscais?
O processo de implementação dessa solução ocorre da seguinte forma: o sistema é parametrizado para automatizar as atividades e Steps dos documentos. A partir desse ponto, a solução realiza a recepção e validação dos arquivos XML da NF-e, NFS-e e CT-e, armazena-os de forma segura e entrega para ERP realizar o Inbound através de monitores, primeiro o XML é integrado, na sequência é confrontado com o pedido de compra e posteriormente ocorre a entrada física e fiscal do documento.
As possibilidades que o TaxDocs Monitor oferece para sua empresa com essa automatização
Sempre na vanguarda da gestão fiscal, a Avalara Brasil desenvolveu essa solução para simplificar todo o processo de captura, validação e armazenamento de documentos fiscais. A principal vantagem da nossa solução é ser projetada para lidar com toda a complexidade do cenário tributário brasileiro.
Para entendermos melhor: apesar de a NFS-e ter trazido muitas vantagens ao contribuinte prestador de serviço, ela também apresentou alguns desafios para as empresas desenvolvedoras de software.
A principal dificuldade é a falta de padrão na integração entre prefeituras e contribuintes, já que cada município adota um modelo diferente de padrão e integração. Essa diversidade dificulta o desenvolvimento da comunicação entre os sistemas de gestão dos contribuintes.
São diferentes layouts e webservices impactam diretamente no cotidiano dos contribuintes e desenvolvedores de software. No entanto, com o TaxDocs Monitor, você não precisa se preocupar com essa complexa situação. Para as prefeituras que possuem Webservice já realizamos a captura de forma automática e para os demais municípios utilizamos o leitor ótico OCR para mapeamento e leitura do pdf da NFS-e enviado pelo prestador.
Além disso, oferecemos mais segurança ao seu negócio ao consultar os dados de seus fornecedores nos ambientes da Receita Federal, Sintegra, Simples Nacional e CPOM, minimizando o risco de fraudes. Isso se junta ao fato de indicarmos a origem e o status dos documentos fiscais eletrônicos junto à Sefaz.
Por fim, realizamos toda a gestão online, com recebimento automático e armazenamento centralizado dos XMLs de documentos fiscais eletrônicos, possibilitando a automação da escrituração com seu ERP.
Acesse nosso link e saiba como o TaxDocs Monitor poderá colocar sua empresa em posição de vantagem competitiva, através da automação de seus processos fiscais: